Електронна трудова книжка - що важливо знати працівнику та роботодавцю.

Червень 2021-го пройшов майже непомітно для більшості найманих працівників. Пенсійний фонд запустив електронну трудову книжку — і країна, зайнята іншим, здебільшого не відреагувала. Три роки по тому до дедлайну оцифрування залишається менше року, а значна частина записів про трудову діяльність мільйонів людей досі існує виключно на пожовклому папері десь у шафі відділу кадрів.

Логіка системи проста. Відтоді як реєстр запрацював, нові записи потрапляють до електронної книжки автоматично — через зарплатну звітність, яку роботодавці й так подають щомісяця. Хто влаштувався на роботу після 10 червня 2021 року, паперову книжку взагалі не отримує: документ зберігається у працівника, а всі рухи фіксує база ПФУ. Але для тих, чий стаж починався раніше — а це абсолютна більшість зайнятих — питання оцифрування минулих років залишається відкритим.

Перехідний період завершується 10 червня 2026 року.

Внести старі дані може як роботодавець, так і сам працівник — через портал portal.pfu.gov.ua, куди пускають за допомогою КЕП, Дія.Підпис або BankID. Подаються скановані копії документів або електронний запис із прикріпленими сканами. Звучить нескладно. На практиці виявляється, що у частини людей трудові книжки містять записи без потрібних печаток, з виправленнями або з пробілами, які нічим не підтверджені.

Саме тут система стикається зі спадщиною довгих десятиліть паперового хаосу.

Особливо це стосується стажу до 2004 року — до того, як запрацювала персоніфікована система обліку внесків. Тогочасні записи нерідко вимагають додаткових документів: військових квитків, дипломів, а для жінок — свідоцтв про народження дітей, що підтверджують декретні відпустки. Без цього шматки трудової біографії можуть просто не з'явитися в електронній базі.

Перевірити, чи оцифровані ваші дані, можна в особистому кабінеті на порталі ПФУ. Багато хто, зайшовши туди вперше, виявляє, що інформація або неповна, або відсутня взагалі — і дедлайн 2026 року раптово перестає здаватися абстрактним.

Роботодавці, які тримали паперові книжки, зобов'язані видати їх працівникам після завершення оцифрування. Але ні терміни передачі, ні відповідальність за зволікання поки не стали предметом широкого обговорення — ні в медіа, ні в самих компаніях.

Електронна трудова книжка — це зручність і захист від втрати документів. Але лише за умови, що дані туди справді потрапили. До середини наступного року стане зрозуміло, скільки людей встигли це перевірити вчасно — і скільки ні.

Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція

Крок 1. Перевірте, що вже є в базі

Зайдіть на portal.pfu.gov.ua. Для авторизації — КЕП (електронний підпис на флешці або токені), Дія.Підпис (у застосунку Дія) або BankID (через інтернет-банкінг Приватбанку, Ощадбанку та інших). У розділі "Електронна трудова книжка" побачите, які дані вже внесені. Якщо записи обриваються на певному році або відсутні взагалі — переходьте далі.

Крок 2. Зберіть документи

Основний документ — паперова трудова книжка. Залежно від ситуації додатково можуть знадобитися: диплом про освіту, якщо навчання зараховувалось у стаж; військовий квиток для чоловіків із військовою службою; свідоцтва про народження дітей для жінок, які були у декреті; довідки з архівів або підприємств для підтвердження стажу до 2004 року.

Крок 3. Зробіть скани

Якість важлива. Сторінки мають бути читабельними, усі печатки та підписи — чіткими. Формат — PDF або JPEG. Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, попросіть зняти копію або домовтеся про спільне подання.

Крок 4. Подайте дані

В особистому кабінеті порталу ПФУ оберіть функцію подання відомостей про трудову діяльність. Завантажте скани, заповніть електронну форму. Після обробки дані з'являться у вашій електронній трудовій книжці.

Крок 5. Перевірте результат

Обробка займає кілька днів. Зайдіть у кабінет і перевірте, чи з'явились нові записи. Якщо щось не так — зверніться до відділення ПФУ в Ізмаїлі: вул. Івана Франко,6.

 Гаряча лінія ПФУ: 0 800 503 753 (безкоштовно).

Часті запитання

Де перевірити свою електронну трудову книжку?

На portal.pfu.gov.ua в особистому кабінеті. Вхід — через КЕП, Дія.Підпис або BankID.

До якого числа потрібно оцифрувати стару трудову?

Перехідний період завершується 10 червня 2026 року.

Хто подає дані — я чи роботодавець?

Обидва. Роботодавець подає звітність по поточних місцях роботи. Старі записи може внести або роботодавець, або сам працівник через портал ПФУ зі сканами документів.

Де зберігається паперова трудова книжка зараз?

Якщо ви влаштувалися до 10 червня 2021 року — книжка зберігається у роботодавця до завершення оцифрування, після чого видається вам. Якщо після цієї дати — одразу у вас.

Якщо не оцифрую трудову до 2026 року — що буде?

Дані не зникнуть, але процедура підтвердження стажу може ускладнитися. Краще не чекати.